Verborgener (Kosten)Schatz - Hotellerie - Teil 3: Technischer Dienst

1. Ausgangslage

Der technische Dienst hatte immer schon einen speziellen Stellenwert innerhalb eines Betriebs. Häufig war das TD Team sehr klein, manchmal war es sogar eine einzelne Person. Ein Super Mario musste es sein, ein jemand, der alles abdeckte. Vom Entkalken des WC-Spülkastens zur Entlaubung der Dachrinnen und vom Reparieren der Geräte/Apparate bis zum Schneeräumen im Winter. Alles gehörte zu den Tätigkeiten des TD - früher oft auch Hauswart genannt.

2. Falsche Einsatzfelder (Aufgaben)

Dieser Bericht zeigt auf, dass geprüft werden soll, ob die Aufgaben, die man dem TD mit auf den Weg gibt, dem Betrieb den Nutzen geben, der diesem Bereich gerecht wird und ob die Fachkompetenzen richtig einsetzt werden. Wenn die Mitarbeitenden hauptsächlich dafür verantwortlich sind, etwas zu reparieren oder wieder in Gang zu bringen, dann ist das eine Verschwendung von Ressourcen und vor allem Fachwissen. Während man in der Pflege längst erkannt hat, dass der Skill und Grade Mix ausserordentlich wichtig ist, lässt man im TD immer noch häufig hochqualifzierte Mitarbeitende Arbeiten verrichten, für die sie wahrlich viel zu schade sind.

3. "Richtige" Aufgaben

Nun möchte sicher jeder wissen, welches denn die richtigen Aufgaben sind? Die Hauptaufgabe des technischen Dienst aus meiner Sicht ist es, Schaden zu vermeiden und Nutzungsdauern zu verlängern. Das heisst konkret, prophylaktisch dafür zu sorgen, dass etwas nicht kaputt geht, länger lebt oder rechzeitig ersetzt wird. Dies gilt für die Immobilie mit allen seinen technischen Anlagen ebenso, wie für Mobilien, Geräte und Apparate. Um diese Aufgabe wahrnehmen zu können, muss sich der TD viel Wissen (Zustand, Funktionsweisen, Handling und Materialien) aneignen. Danach sollte er die richtigen Schlüsse ziehen und die dazu passenden Abläufe definieren und umsetzen.

4. Kostenfaktor und Einsparpotential

Wie der Titel der Serie andeutet, möchte ich aufzeigen, für welch enorme Einsparpotentiale oder Ertragsmöglichkeiten die Bereiche in der Hotellerie mitentscheidend sind. Und wie schon im 2. Teil der Serie: die Hauswirtschaft, liegt auch das Potential beim technischen Dienst im Bereich der längeren Nutzungdauer durch weniger Verschleiss oder rechtzeitigen Ersatz. Ein geplatztes Wasserrohr kostet ein Vielfaches gegenüber einer eine rechzeitig ersetzten Rohrleitung. Ein regelmässig gewartetes Heizungssystem lebt rasch 5 Jahre länger als eines, das vernachlässigt wurde. 

5. Wer macht was?

Die verantwortliche Person im technischen Dienst sollte vor allem vorausschauende Kontroll- und Planungsaufgaben übernehmen. Das bedeutet, das Gebäudemanagement steuern, die Unterhaltsplanung sämtlicher Anlagen und Geräte definieren, die Ersatz- oder Neuanschaffungen gemäss 5 oder 10 Jahresanalyse koordinieren, die Sicherheit in sämtlichen öffentlichen Bereichen gewährleisten und schulen, eine effiziente und nachhaltige Entsorgung organisieren, die Instandhaltung der Immobilien/Mobilien durchsetzen und die Automation vorantreiben. 

Wer all diese Aufgaben konkret wahrnimmt, ist meist schon ausgelastet. Natürlich soll und darf der technische Dienst auch regelmässig selber Hand anlegen, dennoch sollte gut überlegt sein, ob nicht andere Qualifikationen dafür besser geeignet wären.

6. Fazit und Handlungsempfehlung

Die wichtigste Erkenntnis ist, dass die Leitung TD heute weniger der "Alleskönner" sein sollte, sondern, dass seine fachlichen Qualifikationen dazu dienen, den "Zustand" des Betriebs analysieren zu können und mit seinen Planungen mithilft, die Instandhaltung sicherzustellen. Wenn er oder sie immer noch den Rasen mäht, Rollstühle flickt oder im Winter Schnee schaufelt, dann werden in meinen Augen wertvolle Ressourcen vergeudet, die sehr viel Geld kosten. 

Oftmals ist das TD Team nicht gross. Doch selbst wenn es sogar nur aus einer einzigen Person besteht, muss die Frage erlaubt sein, ob es nötig ist, dass diese auch alle Kleinaufgaben selbst übernimmt oder man diese nicht lieber "outsourct"?

Ob Sie den TD allenfalls aus einer neuen Perspektive führen oder organisieren sollten, erfahren Sie, wenn sie die nachfolgenden Fragen mit "Nein" beantworten müssen:
- haben wir ein IT basiertes, technisches Gebäudemanagement?
- basiert unsere Unterhaltsplanung auf einer Mehrjahresplanung und diese 
  wiederum auf einer Unterhaltsanalyse?
- werden alle Geräte und Apparate in einem gezielten Rhythmus gewartet?
- sind sämtliche SIBE Aufgaben in Prozessen definiert und geschult?
- habe ich einen genauen Überblick über die Investitionen und Ersatzbeschaffungen
  in den kommenden 10 Jahren?
- sind Reinigungsarbeiten von Flächen über 20m² geprüft, ob sie nicht automatisiert werden könnten?
- habe ich ein Notstrom-Aggregat und ist dieses jederzeit einsatzbereit?
- arbeitet meine Heizung effizient und ökologisch nachhaltig?
- wässere ich meinen Garten und meine Balkonpflanzen zentral und automatisch?
- sind meine Fenster 3-fach verglast und helfen Heizungskosten zu sparen?
- ist mein Strom Management optimiert und produziere ich Eigenleistung?
- uvm.

Diese und viele weitere Fragen beantwortet Ihnen ein versierter technischer Dienst vielleicht schon bald mit Ja. Dann hilft dies sicherlich auch dem Betrieb Zehntausende bis Hundertausende von Franken zu sparen.

Sehen Sie bei sich im Betrieb Handlungsbedarf oder haben Sie Fragen, wie man einen Bedarf feststellt oder kalkuliert? Dann melden Sie sich. Ich freue mich, mit Ihnen den technischen Dienst, aber auch alle anderen Hotellerie Bereiche zu prüfen und die (finanziellen) Potentiale zu entdecken und freizugeben: info@dominic-bucher.ch