Tätigkeitsanalyse - Schlüssel zur Verrechenbarkeit und Effizienz

1. Ausgangslage

Einerseits verlangen Behörden immer mehr Daten, um ihrer Verpflichtung als (Rest-)Finanzierer nachzukommen und andererseits zwingt uns der Fachkräftemangel und die häufig angespannten Finanzlagen dazu, bei den Abläufen und Prozessen genauer hinzuschauen. Es geht dabei um die Effektivität (machen wir das Richtige?) und um die Effizienz (machen wir es richtig, sind wir produktiv?). Eine zusätzliche Frage und Besonderheit im Gesundheitswesen: Machen die Richtigen das Richtige richtig?! Heisst, nutzen wir die Fachkompetenzen und das Mitarbeitendenpotential an den Stellen, an denen sie gefordert sind? 

2. Verrechenbarkeit

Im ambulanten Versorgungssystem (Spitex) ist es Standard, dass die Organisationen den Klienten nur die effektiv geleisteten KVG-Leistungsstunden in Rechnung stellen können. Diese wiederum teilen sich in A-, B- und C-Leistungen auf. Alle zusätzlichen Aufgaben gehören zu den "nicht-verrechenbaren" Leistungen. Je höher die nicht verrechenbaren Stunden, desto weniger effzient, sprich rentabel ist die Spitex-Organisation. Eine Quote über 50 % ist heute Pflicht, um nicht in finanzielle Schieflage zu geraten. Um diese Quote zu ermitteln, benötigt es die Erfassung sämtlicher Leistungsstunden der Pflegemitarbeitenden.

3. Was gehört eigentlich alles zu den nicht  verrechenbaren Stunden?

Häufig wird gedacht, dass alle Stunden ausserhalb der KVG Leistungen zu den nicht verrechenbaren Leistungen gehören. Dies stimmt nicht und man muss sich genau Gedanken machen, wenn man die nicht verrechenbaren Aufgaben definiert. Denn Overhead und Komfortleistungen gehören nicht dazu.

Im Grundsatz gilt, nur Pflege-Mitarbeitende können nicht verrechenbare Stunden ausweisen. Schliesslich sind es auch nur sie, die KVG-Leistungsstunden abrechnen. Dies wiederum bedeutet, dass alle Leistungen der Geschäftsleitung, der Administration und Hauswirtschaft usw. nicht Eingang in die Verrechenbarkeitsquote finden. Wenn Pflegende jedoch innerhalb ihrer Arbeitszeit Einsatzpläne schreiben, Fahrzeuge reinigen oder unterwegs zu Klienten sind, dann sind diese Stunden als nicht verrechenbar zu erfassen.

4. Erfassen der Leistungsstunden und anschliessende Auswertung (Tätigkeitsanalyse)

Um aussagekräftige Rückmeldungen zu erhalten, muss die Erfassung der Stunden exakt geregelt sein und die Definition der zur Anwendung kommenden Tätigkeiten präzis formuliert. Und, es ist wichtig, dass die Zeiten einfach und genau erfasst werden können, so dass diese Aufgabe nicht schon viele Stunden generiert. In Spitex-Organisationen sind oftmals bereits Handys- und Tablets zum Erfassen der KVG-Leistungen im Einsatz. Diese können gleichzeitig zum Erfassen aller weiteren Tätigkeiten genutzt werden.

Sind die Arbeiten (und übrigens auch die Pausen) genau erfasst, kann die Auswertung beginnen, in dem man verrechnete Stunden, den nicht verrechenbaren gegenüberstellt. In der Analyse lässt sich feststellen, wofür pro Tag, wie viele Stunden aufgewendet wurden. Damit lässt sich danach die Produktivität und Effizienz ableiten. 

5. Skill and Grade Mix

Wie anfangs erwähnt, gibt es beim ambulanten Versorgungsbereich A-, B- und C-Leistungen, die von Pflege- und/oder Psychiatriepflege-Mitarbeitenden geleistet und abgerechnet werden können. Dabei sind A- Leistungen stets Abklärungen, die "nur" von Tertiär (HF) Fachkräften verrechnet werden. B-Leistungen werden üblicherweise durch Pflegemitarbeitende der Funktionsstufe 2 durchgeführt und C-Leistungen gemäss KVG Katalog von Assistenz-Personen. Durch die Eigentheit des Spitex-Versorgungskonzepts macht es keinen Sinn für B- bzw. C-Leistungen weitere Mitarbeitende mit einem tieferen Ausbildungslevel in den gleichen Einsatz zu entsenden, wenn bereits eine Tertiärkraft vor Ort ist. So kommt es, dass sehr viele HF-Fachkräfte auch Arbeiten im B- bzw. C-Bereich vornehmen (müssen). Ebenso, dass viele Sekundär (Funktionsstufe 2) Angestellte, ebenfalls sehr viele C-Leistungen erbringen. Dies alles wirkt sich negativ auf den Skill and Grade Mix aus, kann aber oftmals nicht anders organisiert werden. Der Einsatz höher qualifizierter Mitarbeitenden verteuert allerdings die Einsätze und muss daher im Fokus der Optimierung der Einsatz-Steuerung stehen.

6. Tätigkeitsanalysen in stationären Einrichtungen 

Obwohl sich das Finanzierungssystem im stationären Bereich (Tarife, Leistungsverträge) stark vom System im ambulanten Bereich (Verrechenbarkeit der Leistungsstunden) unterscheidet, wollen Behörden, aber auch Betriebe selbst, in jüngerer Vergangenheit ihre Produktivität wissen und erfassen die Tätigkeiten im Betrieb, bzw. teilen sie auf. Pflege, Betreuung, Hotellerie und Strukturzeit wird beispielsweise in der Langzeitpflege unterschieden. 

Die Datenlagen ist zurzeit noch nicht gleich weitreichend, wie in ambulanten Betrieben, dennoch haben viele Institutionen in den letzten Jahren eine Tätigkeitsanalyse durchgeführt und sind häufig erstaunt, wie wenig die Pflegemitarbeitenden im Alltag wirklich bei den Bewohnenden sind. 

7. Nutzen der Analyse und Fazit Thematik

Obwohl häufig nicht von einem Tag auf den nächsten die Prozesse angepasst werden können, so sind die erhobenen Zahlen eine grosse Hilfe, sich gegenüber den Mitarbeitenden zu erklären. Störungen in Prozessabläufen oder unklare Anweisugen, die einen erhöhten Zeitaufwand mit sich bringen, zeigen auf, wo der Betrieb Handlungsbedarf hat. Auch kann man teilweise aufzeigen, dass nicht alle Mitarbeitende gleich viel Zeit für Aufgaben benötigen. Hier kann man ansetzen und die Gründe gemeinsam herausfinden.

Als Fazit kann wie so oft gesagt werden: "Erst wenn man etwas überhaupt weiss, kann man es verändern". Eine Tätigkeitsanalyse hilft, die Betriebsabläufe zu durchleuchten, die eingesetzten Ressourcen zu prüfen und diese anschliessend zu optimieren. Dabei gewinnt man (oder verliert nicht) enorme Mengen an (Zeit-)Ressourcen, die zweckdienlicher eingesetzt werden können. Dazu können Verbesserungen dazu führen, dass die Mitarbeitenden sich auf wesentlichere Aufgaben konzentrieren können, oder dass man sogar weniger Mitarbeiter-Ressourcen benötigt. Alles in allem meistens sehr hohe (auch finanzielle) Beträge, die optimiert werden können. 

Kennen Sie ihre Verrechenbarkeitsquote? Sind Sie neugierig darauf zu wissen, wofür in ihrem Betrieb die Ressourcen eingesetzt werden und ob der Skill and Grade Mix stimmt? Mit klaren und verständlichen Instrumenten ohne enorme Finanzaufwendungen für Software-Lösungen, kann ich Ihnen dabei helfen, diese Fragen zu beantworten: info@dominic-bucher.ch