Tätigkeitsanalyse als Projekt und nicht zur Kontrolle

Das grosse Interesse zur Tätigkeitsanalyse hat auch Fragen aufgeworfen. Am häufigsten dazu, wie man diese in seinem eigenen Betrieb am effektivsten einsetzen würde. Dabei realisierte ich, dass oftmals die Meinung vorherrscht, die Tätigkeitsanalyse sei ein Kontroll- und/oder ein Steuerungsinstrument für die Geschäftsleitung. Dem ist mitnichten so. Am wirksamsten ist eine Tätigkeitsanalyse, wenn sie ein Gemeinschaftsprojekt von Führung und Mitarbeitenden ist, die beide zum Ziel haben, den Betrieb zu optimieren und zu verbessern.

1. Warum überhaupt Tätigkeitsanalysen?

Weil jeder Betrieb wissen sollte, wofür er seine wertvollste und teuerste Ressource einsetzt. Aber auch die Mitarbeitenden wollen wissen, wie sie grösstmögliche Wirkung erzielen können. Die Mitarbeitenden sind oft sehr unglücklich damit, dass sie ihre Arbeiten nicht einschätzen können.

Schlussendlich geht es darum die betriebwirtschaftlichen Herausforderungen der Zukunft meistern zu können und die immer weniger vorhandenen Fachkräfte gezielt und motiviert einzusetzen. Optimierungen helfen, die Motivation zu steigern und den Druck zu reduzieren. Dieser ist es, der vielfach für Absenzen, übrigens kurze, wie langfristige, verantwortlich ist.

2. Was beantwortet eine Tätigkeitsanalyse?

Vordergründig könnte man meinen, die Analyse gebe Antworten auf die Effzienz und die Produktivität innerhalb eines Betriebs. Doch wer die Tätigkeiten gemeinsam mit seinen Mitarbeitenden erfasst, der wird sehr viel mehr über sein Unternehmen erfahren. Zum Beispiel über die Betriebskultur, die allfällig wahren Gründe für Fluktuationen, den Führungsstil der Kadermitarbeitenden und auch über das Verhalten von einzelnen Mitarbeitenden selbst. Zudem weiss man nach einer Tätigkeitsanalyse, ob seine Infrastruktur ergnomisch und sinnvoll und ob die Abläufe bzw. die Prozesse stimmig sind.

3. Warum ein Gemeinschafts-Projekt?

In der Praxis habe ich festgestellt, dass wenn die Geschäftsleitung etwas messen und analysieren will, sich oftmals Widerstand entwickelt. Dies vor allem , weil die Mitarbeitenden meinen, dass man sie kontrollieren will und schlussendlich das Ziel sei, Stellen zu streichen.

Doch das Gegenteil ist der Fall. Eine Tätigkeitsanalyse liefert die Grundlage, um zu wissen welche Ressourcen man effektiv benötigt. Natürlich gibt es dabei auch Erkenntnisse, dass an einigen Orten zu hohe Zeitbudgets eingesetzt werden. Doch meistens stellt sich heraus, dass Zeit, die an einigen Orten spürbar fehlt, an anderen Orten eingespart werden könnte und so der Dichtestress reduziert würde. Ebenso haben viele Analysen gezeigt, dass die Leitungsverantwortlichen die zeitlichen Aufwände falsch eingeschätzt und dadurch den Stellenetat zu tief angesetzt haben.

Deshalb sollte, wer die Tätigkeiten erfassen und analysieren will, die Mitarbeitenden vom ersten Moment an mit ins Boot holen und sie einbeziehen. Wenn diejenigen, deren Arbeiten erfasst werden, wissen wozu, wann und wie, dann kann man sich deren Unterstützung sicher sein.

4. Wie kann man die Zeit(summen) erfassen?

In der modernen Zeit nur digital über das Smartphone? Ja und Nein. Ja, weil es in der Tat einfach ist, auf einem Handy eine Stoppuhr laufen zu lassen. Aber Nein, weil es sehr viele Hürden gibt, wenn man die Zeiten Sekunden genau stoppen will. Die grössten Fehlerquellen liegen dabei im Vergessen zwischendurch umzustellen oder überhaupt an- bzw. abzustellen. Aber auch in der Handhabung kommt es zu vielen Versäumnissen. Dies führt dazu, dass entweder die Administration nachträglich sehr viel Arbeit hat oder die Ergebnisse unpräzis sind. Zudem sind Software-Lösungen oftmals mit einem sehr hohen finanziellen Aufwand verbunden.

Aus diesem Grund setze ich auf händische, regelmässig in einem (Excel-)Dokument eingetragene Erfassungen. Diese sind anfangs zwar etwas aufwändiger, aber am Schluss viel weniger Fehleranfällig und, am wichtigsten, ebenso aussagekräftig und exakt wie digitalisierte Lösungen.

5. Was erfasst man und wozu?

Im Kontext mit Tarifen oder Leistungsverträgen geht es hauptsächlich darum, wie viel Zeit setzen die Mitarbeitenden für entschädigte Leistungen ein und wie oft sind ihre Arbeiten nicht verrechenbar? Dies können Strukturzeiten, wie administrative Arbeiten, Planung und Organisation oder ähnliches sein, aber auch, wenn Leistungsfremde Aufgaben erledigt werden, wie zum Beispiel wenn Pflegende Hauswirtschafts- und/oder Gastronomiearbeiten erledigen. In anderen Branchen geht es hauptsächlich darum, berechnen zu können, was eine Leistung kosten muss, damit alle Aufwände gedeckt sind.

Die Leistungserfassung gibt neben der reinen Verrechenbarkeitsquote auch Antworten über die Effizienz von Abläufen und ebenso über allfällige Leerläufe und/oder Doppelspurigkeiten. Wer also die Tätigkeitsanalyse richtig vorbereitet und präzis umsetzt, wird gleich Fragen beantwortet erhalten und Massnahmen davon ableiten können.

6. Wie lange dauert eine Tätigkeitsanalyse im Rahmen eines Projekts?

Das Erfassen der Tätigkeiten selbst dauert in der Regel meist nur 3 Wochen. Wovon eine Woche als Vorbereitung für die zwei effektiv Mess-Wochen dient. Doch das Projekt selbst sollte so geplant sein, dass die Mitarbeitenden gut informiert und sich, technisch und mental darauf vorbereiten können. Das bedeutet, ein Vorlauf von 3 - 6 Monaten macht Sinn. Dann folgt das Erfassen und danach die Auswertung. Zum Schluss gibt es die Analyse der Auswertung und damit auch die Ausarbeitung der möglichen Massnahmen. Auch hier gilt, binden Sie die Mitarbeitenden vom ersten Moment an mit ein. Denn sie wollen genauso wissen, was sie erfasst und welche Werte sich daraus ergeben haben. Warten Sie nach der Erfassung nicht zu lange mit der Auswertung und der Ableitung der Massnahmen. Die Mitarbeitenden sind ebenso gespannt auf die Resultate wie Sie selbst.

7. Und danach?

Meist beginnt ab diesem Zeitpunkt die eigentliche Arbeit. Es gilt die ausgearbeiteten Massnahmen umzusetzen. Sei es in Form von Stellenkorrekturen, Überprüfung bzw. Anpassungen von Standards und Abäufen oder auch Veränderungen in den Stellenbeschrieben, was bedeutet, dass Mitarbeitende andere oder neue Aufgaben übernehmen oder alte abgeben. Dieser Prozess dauert meist länger als das Vorprojekt "Erfassen, Analysieren und Auswerten der Tätigkeiten". Doch die Optimierungen der Strukturen und die Verbesserung der Motivation werden rasch und gut spürbar sein. Das Beste kommt zum Schluss, in fast 100 % der Fälle werden sich die Finanzen zu Ihren Gunsten verbessern.

Haben Sie das Gefühl, dass die Zeit für eine Tätigkeitsanalyse genau jetzt die Richtige wäre? Darf eine solche Analyse jedoch nicht übermässig teuer sein? Dann melden Sie sich für einen unverbindlichen Austausch. Normalerweise spreche ich in meinen Blog-Beiträgen nicht über Geld. Doch hier möchte ich erwähnen, dass ein Projekt mit meiner Unterstützung meist unter Fr. 10'000 bleiben wird. Dies vor allem weil hohe Kosten für Hard- und Software wegfallen. Die Hauptsache der Aufwendungen werden Sie in die Mitarbeitenden investieren!

Melden Sie sich, ich bin gespannt und freue mich: info@dominic-bucher.ch