Reduktion Kurzzeit-Absenzen

1. Ausgangslage

Liegen die Gründe für die Kurzzeit-Absenzen im gesundheitlichen Bereich, dann sind die Massnahmen dafür relativ einfach und können mit einem schulmässigen BGM (Berufliches Gesundheitsmanagement) verbessert werden. Liegen die Ursachen eher bei mangelnder psychischer Resilienz, dann gilt es herauszufinden, ob die vorhandenen Strukturen oder die Arbeitsbelastung mitentscheidend sind oder ob die Gründe eher im privaten Umfeld zu suchen sind. Und der dritte Grund, warum sich Kurzzeit-Absenzen erhöhen können, liegt in der Betriebskultur. Hierbei in entscheidendem Mass bei der Führungsarbeit. 
 

2. Die drei Säulen für weniger Kurzzeit-Absenzen

Wirkungsvolles BGM
Obwohl das BGM an sich alle drei von mir angesprochenen Bereiche abdeckt (Gesundheit, Resilienz, Betriebskultur) so fokussiere ich mich hierbei vor allem auf den Aspekt "physische Gesundheit". Ist diese hoch, so werden Mitarbeitende weniger krank - logisch. Doch so einfach ist es nicht, denn gerade in der heutigen Zeit, kommt die (eigene) Gesundheit bei den Menschen oft zu kurz. Das heisst, sie erholen sich zu wenig, muten sich sehr viel zu und planen eine hohe Menge an Aufgaben in ihren Alltag. Wenn man sich dann noch ungesund ernährt und/oder Bewegung zu kurz kommt, dann meldet sich der Körper rasch einmal und verlangt nach Ruhe.

Resiliente Organisation 
Selbstverständlich sind auch im BGM sehr viele Massnahmen zu finden, die auf die Resilienz der Mitarbeitenden abzielen. In dem von mir beschriebenen Zusammenhang, zeige ich auf, wie eine ganze Organisation resilienter werden kann. Dazu benötigt es insbesondere Strukturen, die das Unternehmen und mit Ihnen die Menschen widerstandsfähiger macht. Ein allgemein gültiges Rezept gibt es nicht, dennoch gibt es Ansätze, die mithelfen, dass auch die Organisation "gesund" ist. Der Schlüssel liegt in klaren Weisungen und Regelungen, die für alle gleichermassen gelten. Dazu eine Kommunikation, die den Informationsfluss in alle Richtungen abdeckt, die Möglichkeit, psychische Hygiene während der Arbeitszeit zu betrieben und bei der klaren Zuordnung und Organisation von Aufgaben.  

Spürbare Betriebskultur
Als dritter Pfeiler eines wirksamen Absenzen Management ist die Betriebskultur das Fundament. Das bedeutet, mit der Thematik (Kurzzeit-)Absenzen wird offen umgegangen und keine Themen sind tabu. Das heisst, auch Fehlverhalten wird benannt und Lösungen verfolgen das Ziel und sind nicht Mittel zum Zweck, dass die Harmonie bestehen bleibt. Führungskräfte sorgen für eine achtsame, jedoch konsequente Umsetzung der internen Regeln und verhalten sich in Organisation, Planung, Führung und Kommunikation vorbildlich.
 

3. Tabuthemen
Themen, die hinter vorgehaltener Hand öfters (auch untereinander) angesprochen werden, sind öffentlich meist tabu. Viele Mitarbeitende fühlen sich bei Konfrontation mit den Themen rasch vorverurteilt und für Vorgesetzte kann der Vorwurf von Mobbing oder Bossing entstehen. In der Tat ist es "gefährliches" Terrain, welches beschritten wird. Deshalb mein wichtigster Tipp, belegen Sie Aussagen unbedingt mit Daten und Fakten. Diese helfen, Ahnungen zu untermauern und Thesen zu belegen. Somit fehlt der Aspekt des (haltlosen) Vorwurfs. Dennoch bereiten Sie sich und Ihre Vorgesetzten gut vor, wenn sie auf allfällige "Muster" zu sprechen kommen., denn oft ist Widerstand vorprogrammiert.

Von welchen Tabuthemen spreche ich?
- Absenzen zu bestimmten Zeiten
- öfters die gleichen Mitarbeitenden krank
- "Vorhersehbare" Absenzen
- viele Absenzen in kurzen Zeiträumen
- schwierig nachvollziehbare Krankheitsmeldungen
- Wetterbedingte Absenzen
- Absenzen wenn wenig Personen in den Ferien weilen
- und einige mehr

All diese Absenzen Gründe sind selten zu "beweisen". Dennoch erlebte ich in 14 Jahren Geschäftsleitung immer wieder, dass wenn man Daten sammelte und statistisch erhob, diese Muster sich oft auch belegen liessen. 
 

4. Instrumente zur Reduktion von (Kurz-)Absenzen

Vorbildliche und klare Führung
Hinschauen, Erkennen, Benennen, Handeln. In etwa so könnte man das Vorgehen bei Absenzen für Führungskräfte beschreiben. Und es ist keine Raketen-Forschung nötig, um rasch und nachhaltig Erfolg zu haben. Denn schon nur, dass Mitarbeitende wissen, dass man Absenzen zum Thema macht, hilft, dass alle sensibilisiert werden. 

Konsequente Ferienplanung
Obwohl es sehr viele weitere Instrumente für ein funktionierendes BGM gibt, so ist doch die häufigste Grundlage für eine hohe Anzahl (Kurz-)Absenzen, in einer mangelhaften Ferienplanung zu eruieren. Während Anfang und Ende Jahr sehr wenige Personen Ferien beziehen, sind es in den Sommermonaten und Herbstwochen überproportional viele - zu viele! Während eine hohe Anzahl Personen im Betrieb, einige Mitarbeitende genauso animieren können, ab und zu krank zu sein, so ist das Arbeiten unter erhöhten Stressbedingungen während der "Ferien-Monaten" auslaugend und ermüdend. Auch hier zeigen Statistiken, dass nach diesen Monaten ein starker Anstieg an Absenzen zu beobachten ist. 
 

5. Absenzen aktiv reduzieren (als Projekt)

Wie bei vielen anderen Themen ist es wichtig, dass die Führungsverantwortlichen die ersten Schritte tun. Das heisst, eine Sensibilisierung der Kadermitarbeitenden fördert die nachfolgende Implementierung eines BGM's oder einer neuen Haltung gegenüber Absenzen. Ebenso wichtig, die Basis muss von Anfang an miteinbezogen werden und A) wissen, welche Schritte geplant sind, B) spüren, was dabei auf sie zukommen wird, C) dass der Betrieb die Sicherheit der Arbeitsplätze im Fokus hat und D) man die eigenen Werte weiter leben kann. Zusätzlich ist eine klare Kommunikation mit Direktansprache an die Mitarbeitenden hilfreich, so dass nicht offene Fragen im Raum bleiben. 

Anschliessend wird es, ebenso wie bei vielen anderen Themen, ein "Kampf" gegen die Herausforderungen des Alltags. Die Thematik soll gelebt und belebt werden. Die Informationen zum Thema (vor allem auch Statistiken) müssen regelmässig veröffentlicht und erläutert werden. Und schliesslich benötigt es aktualisierte Dokumente, die den Prozess unterstützen. 
 

6. Fazit und Vorgehen

Absenzen können heute bis zu 4 Wochen (20 Tage) zusätzliche Abwesenheiten im Betrieb ausmachen. Wenn man diese Werte um die Hälfte reduzieren könnte, dann wären das in einem 100 Vollzeitstellen-Betrieb (rund 100 Betten oder 100'000 verrechenbare Leistungsstunden), 1'000 Arbeitstage, was ungefähr 5 Vollzeitstellen (FTE) entspricht. Auf der einen Seite ein wirtschaftlicher Wert von rund Fr. 450'000/Jahr, aber noch viel wichtiger, beruhigend und Stress abbauend für sämtliche Mitarbeitenden. 

Haben Sie das Gefühl, in diesem Beitrag Ansätze für eine Reduktion von Absenzen-Abwesenheiten gelesen zu haben? Dann melden Sie sich. Gemeinsam können wir evaluieren, was in Ihrem Betrieb allenfalls am hilfreichsten wäre und mit welchen Schritten, ich Sie unterstützen könnte: info@dominic-bucher.ch 

Link: Absenzen Management (als Projekt)