Optimierte Stellenplanung im Zentrum der Anforderungen

1. Personalbedarf präzise ermitteln

Als wichtigste Grundlage dient dabei die für den eigenen Betrieb berechnete, effektive Jahresarbeitszeit pro Vollzeitstelle. Das heisst, nur wer den wirklichen Stellenbedarf kennt, kann dementsprechend genügend Mitarbeitende für die auszuführenden Arbeiten einstellen. Auch die zu leistenenden Arbeiten müssen stundenmässig korrekt erfasst werden. Wer beide Werte kennt, wird wissen, wie viele Stellen besetzt werden müssen, um am Ende des Jahres keine Überstunden auszuweisen.

2. Flexibilität durch innovative Arbeitsmodelle

Flexible und innovative Arbeitszeitmodelle sind gefragter denn je. Ein Trend zu weniger/keinen geteilten Diensten und auch zum Homeoffice sind vom Arbeitsmarkt gefordert. Doch noch immer gibt es Mitarbeitende, die gerne eine längere Mittagspause haben (geteilte Dienste) oder Mitarbeitende, die lieber vor Ort als im Homeoffice arbeiten. Diese innerhalb von Teams zu finden, dies ist Aufgabe der Führungsfunktionen. Sie können (und werden) mit echtem Interesse herausfinden, wer gerne wie arbeitet und könnten die Einsatzplanung anschliessend danach ausrichten. Können die Mitarbeitenden bei der Einsatzplanung mitwirken, erhöht sich die Zufriedenheit noch einmal markant.

3. Infrastruktur und Ergonomie 

Investitionen in die Infrastruktur und die Ergoniomie zahlen sich mehrfach aus. Nur wer genügend und qualitativ hochwertiges Material einsetzt, kann von seinen Mitarbeitenden Effizienz und Engagement erwarten. Einfach zu überbrückende Wege, Geräte- und Maschinen, die leistungsfähig sind und Arbeitsplätze, die ergonomisch und adäquat eingerichtet sind, steigern die Produktivität und Zufriedenheit. 

4. Technologie als Unterstützung

Automatisierte Prozesse ermöglichen es den Mitarbeitenden, mehr Zeit für direkte Kontakte aufzubringen. Die Analyse und die nachfolgenden Investitionen in unterstützende Technologien sind anfangs kostenintensiv, zahlen sich jedoch sehr schnell und nachhaltig aus. Eine funktionierende Technologie kann aber auch ein Qualitätsmanagementsystem sein, welches Bedarf und Wirkung anzeigt und auf die man effektive Massnahmen ausarbeiten kann. Ein besonderes Tool, welches von mir zur Anwendung kommt, ist die Sokrates Map. Diese ist sehr visuell und gleichzeitig ein hervorragendes Kommunikationsinstrument, welches auf einen Blick aufzeigt, wo Schwachstellen im Betrieb zu finden sind. Wer näheres erfahren möchte: Sokrates MapConcept

5. Bedarfsgerechte Schichtplanung

Wie bei den Arbeitszeitmodellen angesprochen, soll auf die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden grösstmögliche Rücksicht genommen werden. Dennoch sind die betrieblichen Anforderungen ebenso zentral und können, qualitativ, wie wirtschaftlich, negative Folgen haben, wenn sie nicht in genügendem Mass einbezogen werden. Neben der klaren Aufgaben- inkl. Zeitdefinierung benötigt es jedoch auch immer genügend anwesende Mitarbeitende, die man einsetzen kann. Dies wird gewährleistet mit einer klar geregelten Ferienplanung, die sicherstellt, dass nicht zu viele Mitarbeitende gleichzeitg abwesend sind.

6. Fazit und Erkenntnis

Insgesamt zeigt sich, dass von einer präzisen Stellenplanung vieles abhängt. Qualitativ hochwertig versorgte Kund:innen, resiliente, zufriedene und motivierte Mitarbeitende und wirtschaftlich nachhaltige Kostenstrukturen. Gerade mit der Stärkung der Resilienz bei den Mitarbeitenden, werden sich Absenzen reduzieren und die Leistungsfähigkeit dadurch erhöht. 

Sind Sie dabei, die Stellenplanung neu zu organisieren oder möchten Sie bestehende Ansätze überprüfen? Dann kontaktieren Sie mich für ein unverbindliches Erstgespräch, sehr gerne unterstütze ich Sie in allen Aspekten dieses so wichtigen Themas: info@dominic-bucher.ch