Key Performance Indicators - Wirksames Kennzahlenmanagement

1. Ausgangslage

Das Führen eines Betriebs mittels Kennzahlen hat seit längerem auch die Gesundheitsbranche erreicht. Nicht mehr nur Uhrenfabriken wollen Stückzahl pro Stunde oder Produktivitätsminuten der Mitarbeitenden wissen. Auch im Gesundheitswesen werden die Key performance indicators immer wichtiger. Welche das sind, darüber sind sich nicht alle einig und auch nicht, welche man seinen (Kader-)Mitarbeitenden anvertraut.

Der folgende Beitrag soll einiges an Unsicherheiten klären und Wege aufzeigen, wie jedes Unternehmen, egal in welcher Grösse und mit welchem Umsatz, ein wirksames Kennzahlen-Reporting erstellen kann. Und dabei die KPI's so steuern, dass sie maximale Wirkung erzielen. 
 

2. Erfassen Daten - Datenherkunft

Die meisten ERP's (Enterprise-Resource-Planing - übersetzt in etwa die "Kernsoftware" eines Unternehmens) können heute auf Knopfdruck unzählige Listen und noch mehr Daten "ausspucken". Doch in welcher Menge und vor allem in welcher Qualität Sie diese benötigen, dies weiss kein ERP zum vornherein. Diese Entscheidung liegt bei Ihnen. Das heisst, Kennzahlen-Management beginnt mit dem Ergebnis, das Sie erzielen wollen oder auf welche Fragen Sie welche Antworten möchten. Das heisst auch, dass Sie herausfinden müssen, welche Kennzahlen in ihrem Betrieb welche Wirkung erzielen und wo die Lenkungspunkte dafür sind.
 

3. Aufbereitung der Roh-Daten

Weil viele Zahlen als sogenannte Roh-Daten geliefert werden, ist es enorm wichtig, dass die Anwender diese Daten zuerst aufbereiten. Erst danach können sie in ein Kennzahlen-Reporting eingefügt werden. Häufig kommen Zahlen in verschiedenen Formaten vor oder werden doppelt erfasst. Damit Listen stimmen, müssen diese zuerst bereinigt werden, um Duplikate zu vermeiden und unbrauchbare oder verwirrende Zahlen herauszufiltern. Schlussendlich sollten Zahlen nie zu "gross" sein. Das heisst, kleinere Werte sind einfacher zu verstehen. Beispiel Umsatzzahlen, diese sind häufig in TCHF (Tausend-Franken), so kann man 3 Nullen streichen. Und bei Prozenten kann man sich zum Beispiel auf max. 1 Stelle hinter dem Komma festlegen. Dies hilft, Platz zu sparen und niemanden zu verwirren.
 

4. Dashboard oder Zahlensalat?

Natürlich sehen heutige Dashboards wahnsinnig attraktiv aus, werden Diagramme zu halben Kunstwerken und werden Animationen so eingebaut, als befinde man sich im Cockpit eines Flugzeugs. Dennoch, ich bevorzuge in aller Regel eine Übersicht im Zahlenformat. Dies, weil Zahlen, vor allem zueinander einfacher zu lesen sind, als Diagrammlinien, bei denen schon der Abstand zwischen den Werte-Linien Verwirrung stiften können. Oder Balken, die hoch in den Himmel ragen, dabei sind sie nur um wenige Franken geringer oder um wenige Teilprozente grösser etc. Deshalb, Zahlen in ihrer puren Form. Und, ganz wichtig - wann immer möglich in einem Vergleich zu einer anderen (Kenn-)zahl. Beispielsweise im Vergleich zum Budget, oder im Vergleich zum Benchmark oder auch im Vergleich zum eigenen definierten Soll-Wert. 
 

5. Anzahl (sinnvolle) Kennzahlen?

20 und 1 sind die Zauberwerte. Heisst, max. 20 Kennzahlen auf max. 1 A4-Seite. Wenn es weniger sind auch gut, mehr sind schwierig zu differenzieren, da rasch unübersichtlich. Welche KPI's sie wählen, hängt ganz von Ihrem Auftrag ab und kann je nach Betriebsart, Grösse, Umsatzstärke oder Ziele stark variieren. 

Es benötigt (fast) immer Kennzahlen zu folgenden Bereichen:
- Umsatz/Ertrag/Erlöse
- Produktivität im Verhältnis zu max. Produktivität (Auslastung gehört dazu)
- wichtigste Kennzahlen, die Umsatz und Produktivität stark beeinflussen (z.B. Pflegeeinstufung)
- Aufteilung der Erlöse nach Sparten
- Mitarbeiteraufwände
- Sachaufwände
- Fix-Aufwände und Anlagekosten (gesplittet)
- Entwicklung Liquidität
- Gewinn/Verlust

Optional können folgende Kennzahlen das Reporting ergänzen:
- Stellenentwicklung (inkl. Fluktuation)
- Entwicklung Überstunden
- Entwicklung Absenzen
- Mutationen (Klienten, Mitarbeitenden etc.)
 

5.  Kommunikation und Präsentation

Kennzahlen zu kommunizieren ist nicht dasselbe, wie Kennzahlen zu präsentieren. Während bei der Kommunikation jederzeit eine Erläuterung dazu gegeben werden kann/soll, müssen präsentierte Kennzahlen für sich selbst antworten. Hier nun sind Diagramme in allen Formen und auch Grafiken äusserst hilfreich.

Damit Kennzahlen für die Adressaten hilfreich sind, müssen sie sie regelmässig erhalten. Am besten jeden Monat. Natürlich, es gibt auch kürzere Rhythmen, in einigen Branchen teilweise wöchentlich und im Extremfall sogar täglich. Länger als ein Monat hat wiederum den Nachteil, dass Entwicklungen weniger linear beobachtet werden können und teilweise sprunghaft sind. Deshalb sind regelmässige Abgaben von Kennzahlen-Reportings am aussagekräftigsten.
 

6.  Für wen sollen Kennzahlen aufbereitet werden?

In erster Linie für Geschäftsleitungen und deren Kadermitarbeitenden. Doch auch Mitarbeitende bis auf Stufe Teamleitungen sind (wenn man es ihnen erklärt) interessiert und motivert, mit Kennzahlen zu arbeiten. Zudem haben sie häufig sehr grossen Einfluss auf die positive Entwicklung der KPI's.  Auszüge oder Zusammenfassungen können auch für Basismitarbeitenden von Interesse sein. Gerade, wenn man Ihnen die Kennzahlen und ihre Wirkung erläutert. Und zuletzt, aber am allerwichtigsten, Kennzahlen müssen die strategischen Gremien kurz und bündig darüber aufklären, in welcher Verfassung sich der Betrieb befindet und welche Bereiche sich positiv oder allenfalls auch negativ entwickeln. 
 

7. Fazit und Handlungsempfehlung

Kennzahlen sind ein sehr wichtiges Steuerungs- und Führungsinstrument. Gleichzeitig sind sie, wenn präzis ausgearbeitet, immer auch ein aktueller Gradmesser. Wer die Vergleichswerte kennt oder sie selbst gesetzt hat, dem gibt ein Dashboard/Reporting einen Leitfaden, an dem man sich orientieren kann. Und zu guter Letzt kann die eigene Leistung bewertet und kommuniziert werden. 

Wem ein Kennzahlen-Management fehlt oder wer seines überarbeiten, verbessern oder grundsätzlich erstellen möchte, dem möchte ich meine Unterstützung anbieten. Sei es in der Definition der Kennzahlen, dem Erstellen eines adäquaten, verständlichen Dashboards/Reportings oder dem Umsetzen der Erkenntnisse aus der Analyse bestehender Kennzahlen. Melden Sie sich, ich freue mich: info@dominic-bucher.ch