Effizientes Zeitmanagement (2/2)

Wie schaffen wir Zeit(fenster)? Welche Voraussetzungen benötigt es und welche Grundgedanken müssen wir uns machen? Entgegen oftmaliger Meinung, bin ich überzeugt, dass es möglich ist, Zeit, wie andere Ressourcen auch, zu organisieren, zu verwalten und damit zu unseren Gunsten zu optimieren.

Effizientes Zeitmanagement (2/2)

1. Tue das Richtige

Eine der Hauptursachen, dass wir Zeit verlieren, ist, dass entweder wir oder andere nicht das Richtige tun. Das bedeutet einerseits, dass wir als Betrieb und als Team (strategisch) das Richtige tun und andererseits, dass wir und unsere Mitarbeitenden, entsprechend den Funktionen, die dazu gehörenden Aufgaben und Arbeiten erledigen (Skill and Grade). Mittels kleiner Übungen innerhalb des Teams kann man herausfinden, ob die Verteilung korrekt ist und ob allfällige Unter- oder Überforderungen bestehen. Priorisieren hat im übrigen nichts damit zu tun, man kann auch die falschen Aufgaben richtig priorisieren!

2. Analyse der Ist-Situation

Wer herausfinden will, ob und wo er allenfalls Zeit "verschwendet" muss sich dieses Wissen zuerst aneignen. Dabei gilt es Themen einzugrenzen, die entweder zeitintensiv sind und/oder für Zeitverluste mitverantwortlich. Nicht alle zeitintensiven Aufgaben kann man reduzieren, doch ihre Handhabung und Abläufe schon. Wer noch weitergeht, der versucht, Zusammenhänge von Aufgaben und Zeit zu ermitteln und kann so evtl. feststellen, dass Zeit zwar bei einem Thema verloren geht, aber der Zeitverlust mit etwas anderem begünstigt oder gar ausgelöst wird, was häufig bei unklarer Kommunikation der Fall ist.

3. Meine Zeit und ich

Wie beim Erstellen eines Persönlichkeitsprofil sichtbar wird, haben wir alle Ausprägungen, die unsere Arbeit entscheidend beeinflussen. Deshalb gilt die zweite Analyse einem selbst. Wer herausfindet, wo, wie und warum er Zeit verliert oder verschwendet, der kann aktiv dagegen vorgehen. Typische Beispiele sind; nicht Nein-Sagen können oder ein überhöhter Perfektionismus. Beide Punkte können durch Organisation (z.B. Einführen von "Sprechzeiten") oder durch Anwendung des Pareto-Systems (20 % Aufwand ergeben 80 % Ergebnis) verbessert werden.

4. Zeitfallen und Störungen

Ohne Übertreibung lässt sich sagen, dass diese beiden Punkte die grössten Zeitfresser darstellen. Dabei stolpert man häufig über fehlende Regelungen/Weisungen, keine konkreten Haltungen oder über ungenügende Kommunikation. Auch hierbei hilft ein kurzer gemeinsamer Austausch und bereits nach kurzer Zeit findet man 10 oder mehr Zeitfallen und Störungen innerhalb des Betriebs. Wenn der Austausch danach zu verbesserter interdisziplinärer Zusammenarbeit führt, wird man sofort und nachhaltig eine Verbesserung bei den Zeitressourcen spüren. Auch entscheidend, wie gut ist die Infrastruktur? Als Beispiele kommen mir nur einer anstatt zwei Bildschirme pro PC-Station, keine eigener Drucker, zu wenig Wägeli zum Material verschieben, schlechte Lüftung, ergonomisch ungenügende Stühle und und und in den Sinn. Hierbei zu investieren kostet sicherlich etwas, der Gewinn an Zeit (und Gesundheit) kann aber beträchtlich sein. 

5. Wunderfrage und Instrumente

Wer sich fragt, wie wäre es, wenn alles perfekt wäre, der findet ganz bestimmt auch Lösungen. Denn Instrumente zum Thema Zeitmanagement gibt es Dutzende. Diese müssen zu einem passen und für den Betrieb verträglich und umsetzbar sein. Schon eine Priorisierung nach Eisenhower oder eine Werteanalyse helfen, die zeitlichen Ressourcen optimaler einzusetzen. Für jene, die noch weitergehen wollen, sei hier das Lean-Management erwähnt, welches als Gesamtsystem enorme Verbesserungen ermöglicht. Doch lieber "klein" anfangen. Anbei ein empfehlenswerter Link mit einer Anzahl an Instrumenten zum Thema: Zeitmanagement: Die 10 besten Methoden im Überblick

6. Wie finanziere ich das?

Häufige Rückmeldung, warum man keine gemeinsamen Workshops oder neue Systeme schulen und einführen kann, sind wie so oft, fehlende finanzielle Ressourcen. Und in der Tat, kostet eine Effizienssteigerung beim Zeitmanagement erst einmal ziemlich viel. Durch ein Lean-Management oder auch schon nur eine Schulungssequenz sind rasch einmal 10'000 oder mehr Franken fällig. Wer seinen Mitarbeitenden jedoch pro Tag schon nur 15 Minuten an überflüssiger Arbeit einspart, der kann bei 50 Mitarbeitenden 12.5 Stunden/Tag Aufwand reduzieren. Wenn man eine Stunde mit 40 Franken berechnet und dies auf ein Jahr hochrechnet, hat dies eine Verminderung von 182'500 Franken zur Folge. Und wenn auch nicht jede Viertelstunde direkt in Frankenbeträge umgerechnet werden kann, so werden es die Mitarbeitenden doch mindestens mit weniger Doppelspurigkeiten, Störungen und Zeitfallen zu tun haben und dies wirkt sich sehr positiv auf die Stimmung und damit auch die Produktivität im Team aus.

7. Fazit und Möglichkeiten

Wie ihr seht, ist man dem Thema "Zeitverlust/Zeitverschwendung/mangelnde Zeitressourcen" nicht hilflos ausgeliefert. Man kann, und muss wohl auch, das kostbare Gut Zeit nach seinem Wert behandeln. Und dieser ist sehr gross. Wer, wie das Alters- und Pflegeheim Sägematt in Lengnau (www.saegematt.ch) sich diesem Thema annehmen und die zeitlichen Aspekte im Betrieb unter die Lupe nehmen möchte, der darf sich gerne bei mir oder Heinz Müller, Heimleiter APH Sägematt, Lengnau melden: info@dominic-bucher.ch