Effizientes Zeitmanagement (1/2)

1. Zu wenig Zeit (Subjektiv)

Wem geht es nicht manchmal so, dass er abends nach Hause kommt und das Gefühl hat, die Zeit ist allzu schnell verronnen und nicht alles, was man sich vorgenommen hat, konnte erledigt werden? Zeit zu haben, aber auch Zeit zu managen wird zunehmend schwieriger. Fremdbestimmung, Zeitfallen, Verdichtung und vieles mehr sind Gründe dafür, dass wir subjektiv das Gefühl haben, die Zeit reicht nicht aus. Doch warum subjektiv? Ist es nicht eine Tatsache, dass Arbeiten liegen bleiben, dass Projekte sich verzögern oder der Pendenzenberg immer höher wird? Die Antwort ist Nein. Zwar stimmen die Aussagen für die Betroffenen, doch sind sie in (fast) allen Fällen durch eigenes Verschulden entstanden. 

2.  Genügend Zeit (Objektiv)

In der Tat werden auch die besten "Zeitmanager" hin und wieder Engpässe durchlaufen müssen oder können evtl. auch Termine nicht vollumfänglich einhalten. Doch in mehr als 95 % der Fälle liegt es nicht an den verfügbaren Zeitressourcen an sich, sondern am richtigen Umgang damit, ob diese Ausnahmesituationen entstehen oder nicht. Die Formel lautet:
Aufgabe im Verhältnis zu
1. Zur Verfügung stehende Zeit
2. Zur Verfügung stehende personelle Ressourcen und Kompetenzen
3. Eigene Fähigkeit zu Priorisieren, Entscheiden und zu Delegieren

Wenn die Zeit nicht ausreicht, dann wurde möglicherweise eine der drei Kriterien nicht konsequent ein- oder umgesetzt.

3. Grundsätze im Zeitmanagement

(Keine) Entscheide treffen
Wer keine Entscheidungen trifft, wird Prozesse immer zeitlich verlängern. Das heisst jedoch nicht, schnell und unbedacht zu entscheiden, sondern raschmöglichst die nächsten Schritte durch Entscheidungen möglich machen.

Innerer Rhythmus vs. äusserer Takt
In diesem Bereich geht es um 2 Faktoren; den eigenen Bio-Rhythmus vs. Arbeitszeit und Selbstbestimmung vs. Fremdbestimmung. Wer seinen Bio-Rhythmus kennt, kann die Aufgaben so planen, dass sie dann im Tagesablauf bearbeitet werden, wenn man am effizientesten und wirksamsten ist. Dazu ist im Vorteil, wer in der Lage ist, die Fremdbestimmung so klein wie möglich zu halten.

Vergleichzeitigung und Verdichtung
Parallel ist das heutige Zauberwort. Obwohl es verführerisch klingt, sind wir (weder Mann noch Frau) tatsächlich nicht  in der Lage Multitasking zu betreiben. Wer dies erkannt hat und danach handelt, der erledigt eines nach dem anderen. Damit man trotzdem effizient ist, muss man auch hier Entflechten, Priorisieren und Delegieren.

Vom Standard zur Flexibilisierung
Von Dienstleistungsbetrieben ist heute maximale Flexibilität gefragt. Um innerhalb seiner Planung konsequent arbeiten zu können und trotzdem flexibel bleiben will/muss, der erarbeitet vorgängig "vorbehaltene Entschlüsse". Denn auch auf scheinbar Unvorhergesehenes kann und muss man sich vorbereiten.

4. Zeit-Rebound Effekt

Eine grosse Gefahr bei Effizienzsteigerung besteht darin, dass wir gewonnene Zeit häufig in noch mehr Aufgaben/Leistung investieren und damit gleich wieder am Anfang der Spirale stehen. Zeit-Rebound Effekt bedeutet nichts anderes, als dass man genau studiert, was mit der eingesparten Zeit "angefangen" werden soll. Wer den Mut hat, lässt die neue Zeitlücke für sich frei und geniesst Ich-Zeit (Ernst Aschi Wyrsch) um neue Ideen zu kreieren.

5. Persönlichkeitsprofil

Wer entdeckt, welchem Profil (nach DISG oder ähnlichen Persönlichkeitstests) er oder sie entspricht, hat grosse Chancen zu erkennen, wo und wie er sein Zeitmanagement optimieren kann. Wer dazu noch herausfindet, welche Ausprägung seine Mitarbeitenden aufweisen und auf diese inhaltlich wie menschlich interagiert, wird rasch feststellen, wie Zeitflüsse (und auch Mitarbeitenden Zufriedenheit) sich nachhaltig verbessern. 

6. Fazit und Ende Teil 1

Das Fazit aus Teil 1 besteht darin, dass wir erkennen, dass nicht die Zeit uns, sondern wir die Zeit steuern sollen. Zu wenig Zeit entsteht oft nicht ohne Eigenschuld. Sich auf Unvorhergesehenes vorzubereiten, bringt einem später Vorteile. Und wer seinem Bio-Rhythmus, dem eigenen Persönlichkeitsprofil und dem der Mitarbeitenden Rechnung trägt, hat grosse Chancen in Zukunft ein Meister des Zeitmanagements zu werden. So steht einem freundschaftlichen Miteinander mit dem Thema Zeit nichts mehr im Wege.

Fühlen Sie sich angesprochen oder erleben Sie in ihrem Betrieb immer wieder Zeitprobleme, die zu beheben es keine Lösung zu geben scheint? Wer mehr erfahren will (wie diese Lösungen aussehen könnten), der wartet auf den Blog-Beitrag "Effizientes Zeitmanagement - Teil 2" oder kann sich schon jetzt bei mir melden. Gemeinsam beleuchten wir, wie und wo es Optimierungen des Zeitmangements bei Ihnen oder im Betrieb geben könnte: info@dominic-bucher.ch