Betriebskonzepte - Unbeliebt, aber ungeheuer wichtig

1. Ausgangslage

Leitungsfunktionswechsel, sowie regelmässiges Monitoring durch die Behörden tragen dazu bei, dass Institutionen häufiger ihre Betriebsbewilligungen aktualisieren und damit ihr Betriebskonzept prüfen müssen. Dieses anzupassen oder gar ein Neues zu schreiben, stösst auf wenig Gegenliebe und wird daher eher widerwillig umgesetzt. Dabei hängen Erfolg oder Misserfolg eines Betriebs oft von denen im Betriebskonzept definierten Inhalten zusammen. In diesem Konzept werden Strategien aufgezeigt, Abläufe definiert, Massnahmen und Wege skizziert, um Kosten zu optimieren und und und. Doch am allerwichtigsten ist der Wissenstransfer, den sie im Optimalfall sicherstellen, sei es bei Nachfolgen und/oder Übergaben. Ist dies nicht gewährt, können enorme Aufwände und Kosten anfallen. Zudem erzeugen sie zusätzlich Unsicherheiten und ungeplante Machtverschiebungen.

2. Gründe für die mangelnde Motivation beim Erstellen 

Zeit
Zeit ist der am häufigsten genannte Grund, warum es schwerfällt, Konzepte im Allgemeinen und das Betriebskonzept im Besonderen zu erstellen. In der Tat sind die Herausforderungen im Alltag so hoch, dass zusätzliche Zeit oftmals nicht vorhanden ist. 

Motivation
Da in der Regel ein Betriebskonzept vorhanden ist, fehlt es an Motivation sich das aktuelle Papier vorzunehmen oder ein neues anzugehen. Vielfach ist auch die (Schreib-)Arbeit als solches wenig motivierend, und wenn dann noch stundenlanges Formatieren dazukommt, sinkt die Lust am Bearbeiten eines Betriebskonzept rasch einmal in den Keller.

Kompetenz
Wer einen Betrieb leitet, muss heute sehr viele Kompetenzen mitbringen. Strategisches Denken, Organisationstalent, Führungs- und Sozialkompetenzen, Finanzkenntnisse, Gastgeberqualitäten und vieles mehr. Konzepte zu schreiben, ist dabei selten zuoberst anzutreffen. Und dabei meine ich nicht die eigentliche Fähigkeit zu Schreiben oder zu Formatieren, Nein, ich spreche hauptsächlich von der Gabe, theoretische Abläufe und Gedanken so zu Papier zu bringen, dass eine Leserin oder ein Leser genau verstehen, was der Autor meint und die für sie gültigen Aufgaben ableiten kann. 

3. Anforderungen an ein Betriebskonzept

Auch wenn mir hier einige widersprechen werden, steht für mich die Lesefreundlichkeit zuoberst. Denn, nur wer es schafft, seine Inhalte so zu formulieren, dass jemand nicht bereits nach 5 Seiten müde oder gelangweilt ist, hat echte Chancen, dass sein Konzept zu Ende gelesen wird und damit wirklich etwas bewirkt. Kein inhaltlich noch so perfektes Konzept, das nicht in der richtigen "Sprache", mit grafischen Auflockerungen und verständlichen Vergleichen aufwartet, wird zu Ende gelesen. Wenn einem dies nicht gelingt, frustriert es zudem nicht nur die Lesenden, sondern auch die Autoren - und das wiederum befeuert den Widerwillen zum Schreiben eines Konzepts. 

Natürlich müssen Inhalte korrekt und für die Lesenden nachvollziehbar sein. Hier gilt die Regel, weniger ist mehr und gesamtheitlich vor detailliert. Ist die innerhalb nützlicher Länge nicht möglich, dann benötigt es ein Nachfolgekonzept, z.B. ein Fachkonzept. Das Betriebskonzept steht an der Spitze aller Konzepte, deshalb muss es zwingend soweit reduziert sein, dass es auch für weniger geübte Lesende verständlich und übersichtlich bleibt. Weitergehende Informationen finden sich in den "mitgeltenden Dokumenten".

4. Wer erstellt das Betriebskonzept?

Diese Frage ist nicht eindeutig zu beantworten. Als erstes kommt einem die höchste Instanz, sprich die Geschäftsleitung in den Sinn. Doch alleine ist es oft nicht zielführend und deshalb nicht zwingend. Und, Niemand kann alles wissen. Dennoch benötigt es eine Person, die koordiniert, den Prozess nachverfolgt und führt. Dies kann auch jemand Externes sein, wobei interne Personen, oft über mehr Betriebs-Know-How verfügen als Aussenstehende. Dafür haben Aussenstehende einen ungetrübten Blick und sind neutraler. Wer das Konzept schlussendlich schreibt, sollte Lust am Schreiben haben und das nötige Talent dazu besitzen (siehe Kompetenz). Und es müssen den Involvierten genügend Zeitressourcen zur Verfügung gestellt werden und auch ein regelmässiges Monitoring durch die Gesamtverantwortlichen ist unerlässlich. 

5. Wie wird ein Betriebskonzept erstellt?

Nachdem geklärt ist, wer alles am Konzept mitarbeitet (ja, es können oder sollten mehrere beteiligt sein), wird geprüft, was bereits vorhanden ist. Danach nimmt die Definition des Inhaltsverzeichnisses mit den notwendigen Themen Zeit in Anspruch und danach werden pro Thema konzeptionelle Fragen beantwortet. Dies besteht in der Regel aus folgenden Teilschritten:
- Beschreibung der Ausgangslage
- Analyse der Ist-Situation
- Definition Soll-Zustand (Zieldefinition)
- Weg zum Erreichen des Soll-Zustandes
- Massnahmen für den Weg
- Controlling, sprich Steuerung des Prozesses

Dies gilt grundsätzich für das gesamte Betriebskonzept, wiederholt sich aber auch innerhalb der Themen jedes Mal.

6. Kostenfaktoren bei der Erstellung des Betriebskonzepts

Das nachhaltige Erarbeiten eines Betriebskonzepts ist in allen Fällen (ob Aktualisierung oder Neuerstellung) ein zeitintensiver und damit auch kostenintensiver Prozess. Die Ausarbeitung eines Betriebskonzepts kann leicht 100+ Arbeitsstunden auslösen und damit auch rasch Fr. 10'000 und mehr kosten. Genau beziffert können die Kosten nicht, da sie in jedem Betrieb unterschiedlich sind. Doch wer spart, tut sich keinen Gefallen. Denn, wer schlussendlich mit seinem Konzept erreicht, dass sein Betrieb sowohl von neuem analysiert, geprüft und auf Optimierungen ausgerichtet wurde, der gewinnt in Zukunft ein Vielfaches von dem, was er bei der Erstellung investiert hat. 

Möchten Sie Ihr Betriebskonzept oder ein anderes Fach- oder Themenkonzept überprüfen, aktualisieren oder neu erstellen, dann melden Sie sich bei mir. Sehr gerne zeige ich Ihnen, wie externe Unterstützung wirkungsvoll eingesetzt werden kann und welche (auch finanzielle) Vorteile eine Zusammenarbeit haben kann: info@dominic-bucher.ch